Sprechen Sie nach dem Piepton:


Anrufbeantworter werden oft vernachlässigt

HAMBURG (MedCon) - Ein attraktives Praxisschild, ein freundlicher Empfang - viele Zahnarztpraxen achten inzwischen sehr darauf, welchen ersten (optischen) Eindruck sie bei ihren Patienten hinterlassen. Deutlich weniger Aufmerksamkeit wird allerdings einem anderen Aushängeschild der Praxis zuteil - der Ansage auf dem Anrufbeantworter.

Denn allzu oft hören Patienten, die außerhalb der Sprechzeiten die Nummer ihres Zahnarztes wählen, nur eine leise, undeutliche Stimme, die von Knacken und Rauschen übertönt wird. Um solche technischen Probleme rechtzeitig zu entdecken, sollte die Ansage regelmäßig kontrolliert werden; nicht nur direkt am Gerät, sondern auch durch einen Anruf in der eigenen Praxis. Dies empfiehlt die Stiftung Gesundheit in ihrem aktuellen Stiftungsbrief. Nur so bekommt man den Eindruck, den auch Patienten haben, wenn sie vor oder nach der Sprechstunde anrufen.

Fast ebenso wichtig wie ein rauschfreies Gerät sei der Textinhalt, so die Empfehlung der Stiftung weiter. Dazu gehörten Name der Praxis und gegebenenfalls der Praxispartner, Adresse, Sprechzeiten und der Verweis auf den Piepton vor der kommenden Aufnahme. All dies sollte in angemessener Lautstärke und ohne Versprecher auf Band gesprochen werden. Dabei sollte derjenige ans Mikro, der die deutlichste Stimme und den am wenigsten stark ausgeprägten Dialekt hat, rät die Stiftung.

Außerdem stellt die regelmäßige Kontrolle der Ansage auf dem Band sicher, dass der aufgesprochene Text auch immer aktuell ist. Schließlich ist es mehr als peinlich, wenn über Monate beispielsweise die Ansage anlässlich des Sommerurlaubs zu hören ist.

Und noch ein Ärgernis kann Patienten ins Ohr schallen, wenn sie telefonischen Rat suchen: die Musik in der Warteschleife. Gerade, wenn das Durchstellen mal etwas länger dauere, könne ein schrilles „Für Elise“ ziemlich auf die Nerven gehen, gibt die Stiftung Gesundheit zu bedenken. Entsprechend sollte die Musik für die Warteschleife sehr bewusst ausgewählt und eher leise eingestellt werden.

Quelle: Stiftung Gesundheit, Stiftungsbrief 4/2008

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