Countdown für die E-Bilanz läuft


Tipps des Bundesverbandes der Bilanzbuchhalter und Controller

BONN (Biermann) – Nur noch kurze Zeit akzeptieren Finanzbehörden den Jahresabschluss in Papierform. Für alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2012 beginnen, wird die E-Bilanz Pflicht. Bilanzen, gegebenenfalls mit Überleitungsrechnung, sowie Gewinn- und Verlustrechnungen sind dann elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln. Nur noch für das laufende Wirtschaftsjahr können Unternehmen die Papierform wählen.

Viele mittelständische Unternehmen haben noch keine hinreichenden Vorkehrungen getroffen, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Betriebe sollten ihre Strukturen und Abläufe rechtzeitig anpassen, damit die papierlose Kommunikation mit den Finanzbehörden reibungslos funktioniert.

Die E-Bilanz verlangt einen Mindestumfang der elektronisch zu übermittelnden Daten. Alle notwendigen Konten müssen – gemäß vorgeschriebener Taxonomie – auch den richtigen Positionen in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung zugewiesen werden. Es ist zu prüfen, ob und inwieweit die hier bereitgestellten Daten den steuerlichen Anforderungen genügen. Alle Unternehmen sollten unbedingt ihr Buchungsverhalten überprüfen. Gegebenenfalls muss der bisher genutzte Kontenrahmen um notwendige Konten erweitert werden. Nur so können Firmen später ihre Buchungsdaten taxonomiegerecht übermitteln.

Die Umstellung auf die E-Bilanz erfordert zum Teil erhebliche Umstellungen – vom ERP-System über die Buchhaltungs-Software bis hin zum Buchungsverhalten. Ein besonderes Augenmerk verlangen die Kompatibilität der Software und die Ergebnisqualität der Reports. Auch der Faktor Mensch ist bei der Umstellung auf die E-Bilanz nicht zu vernachlässigen. Es ändern sich zum Teil lange gebräuchliche Kontenrahmen und verwendete Sachkonten, was eine gründliche Einübung der verantwortlichen Kräfte notwendig macht.

Leicht werden Umfang und Zeitbedarf einer Umstellung unterschätzt. Unternehmen sollten besser im Vorhinein mehr Zeit einplanen als im Nachhinein böse Überraschungen zu erleben. Mit einer ausgiebigen Testphase können Firmen mögliche Fallstricke frühzeitig erkennen und umgehen. Andernfalls kann es zu weitreichenden Konsequenzen kommen, die nicht auf die Schnelle und nur mit hohen Zusatzkosten kompensiert werden können.

Wie sollten mittelständische Unternehmen vorgehen? Firmen sollten in Netzwerken Informationen einholen und Erfahrungen austauschen. So gewinnen sie einen schnellen Überblick über alternative IT-Systeme und ihre Praxistauglichkeit. Die Umstellung auf die E-Bilanz sollte als Projekt definiert und in erfahrene Hände gegeben werden, rät der BVBC. Innerhalb der Testphase hat sich der Einsatz von Checklisten bewährt. So bleiben alle Faktoren und der verbleibende Handlungsbedarf stets im Blick.

Autor: Eckhard Melyarki, Vizepräsident des Bundesverbandes der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC)

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